MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO MANUALE O INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

Sezione 1
Disposizioni generali

1.1 Ambito di applicazione
Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del D.P.C.M. 31.10.2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna.

1.2 Area Organizzativa Omogenea
Il Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna costituisce un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO) in quanto utilizza un unico sistema di protocollazione, un unico titolario di classificazione e produce un unico archivio.

1.3 Servizio archivistico per la gestione manuale, o in sostituzione, informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del D.P.R. 445/2000, è istituito, con atto, il settore di segreteria per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il settore di segreteria, ai sensi dell’articolo 61, comma 3, del D.P.R. 445/2000 ha competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento., ai sensi dell’articolo 4 del D.P.C.M. 31/10/2000, svolge le funzioni attribuitegli dai citati D.P.C.M. 31/10/2000 e D.P.R. 445/2000. Il responsabile del settore di segreteria svolge le funzioni di responsabile della conservazione, deve periodicamente eseguire controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale, e sull’utilizzo di un unico registro, verificando, attraverso controlli e ispezioni mirati, la classificazione e la fascicolazione archivistica. Durante l’assenza del responsabile è nominato un sostituto.

1.4 Unicità del protocollo
La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all’anno solare ed è composta da almeno sette numeri, tuttavia a norma dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 445/2000 sono possibili registrazioni particolari (Sezione n. 4.11). Il sistema informatico di gestione è sintonizzato quotidianamente all’Istituto Nazionale di Ricerca Metrologica (INRIM). Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se correlati allo stesso.

Sezione 2
Formazione dei documenti

2.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale, per quanto riguarda invece i documenti informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema informatico di gestione documentale. Il contenuto minimo deve comunque garantire la presenza delle seguenti informazioni:
- denominazione dell'Ente Consortile, per quanto riguarda i documenti su supporto cartaceo si utilizza il formato predisposto dal Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna (carta intestata);
- indicazione del settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento;
- indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell'ente);
- data, luogo, giorno, mese e anno;
- destinatario, per i documenti in partenza
- oggetto del documento, sufficientemente esaustivo del testo (ogni documento deve trattare un solo oggetto);
- classificazione (categoria, classe e fascicolo);
- numero degli allegati, se presenti;
- numero di protocollo;
- testo;
- indicazione dello scrittore del documento (nome e cognome anche abbreviato);
- estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90);
- sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile.

2.2 Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dal Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione eventuale con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard (XML, PDF-A, TXT, RTF, JPEG, ASCII standard, MIME,DOC,TIFF,XLS) previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale sono recepiti dal sistema e convertiti in uno dei formati standard previsti.
In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del settore di segreteria.

2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici potrà essere ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. Il Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna si avvarrà pertanto dei previsti servizi di certificazione.

2.4 Tipologie particolari di documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifiche
Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo generale per particolari documenti per i quali si stabiliscono modalità di trattamento specifico che sono:
a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;
b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Presidente che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa.
I documenti registrati con tali forme appartengono al protocollo generale, ma i dati devono essere trattati in forma particolare, devono essere individuati dal responsabile del settore di segreteria sottoposti all’attenzione del Presidente e d’intesa con il Direttore Generale stabilirne le modalità d’accesso. La protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso controllato, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.
Per quanto riguarda un quadro generale di casi che possono creare dubbi sull’opportunità della protocollazione si rimanda all’articolo 4.11.

2.5 Formazione e gestione delle minute e dei documenti base
Per ogni documento destinato a essere spedito sono scritti due o più esemplari quanti sono i destinatari, oppure un documento base nel caso in cui si producano documenti seriali a contenuto e destinatario diversificati (per quanto riguarda la gestione dei documenti a destinatario multiplo si rimanda all’articolo n. 4.11). Uno di questi esemplari classificato si conserva nel fascicolo dopo che sono state eseguite le operazioni descritte successivamente. L’esemplare che si conserva nel fascicolo (minuta) può avere la dicitura Minuta o “Copia per gli atti”. Tutti i suddetti esemplari, compresa la Copia per atti, sono trasmessi o presentati, dal responsabile del procedimento, al settore di segreteria per la loro protocollazione.
Le copie per gli atti dei documenti informatici si producono con le modalità previste dal sistema di produzione documentale elettronico. Il sistema attua un controllo delle versioni dei documenti informatici, tenendo traccia dei loro passaggi e trasformazioni fino alla versione definitiva inviata alla registrazione di protocollo. I documenti preparatori interni possono essere sottoscritti con firma elettronica.
Sezione 3

Ricezione dei documenti

3.1 Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
I documenti su supporto cartaceo possono arrivare al Consorzio attraverso:
a) il servizio postale;
b) la consegna diretta agli uffici, ai funzionari, o agli uffici utente/sportelli abilitati presso l'amministrazione al ricevimento della documentazione;
c) gli apparecchi telefax.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. Quelli arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei; in presenza di un sistema informatico che ne consente l'acquisizione in formato elettronico (fax management) si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.

3.2 Ricezione dei documenti informatici
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata riservata a questa funzione e accessibile solo all'ufficio/postazioni preposto/e alla registrazione di protocollo. Il responsabile del settore provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo al CNIPA ai sensi dell'articolo 12, comma 2, lettera c del D.P.C.M. 31/10/2000 per l’inserimento nell’indice delle Amministrazioni Pubbliche.
I documenti informatici eventualmente pervenuti ai servizi, non abilitati alla ricezione, devono essere inoltrati all’indirizzo di posta elettronica istituzionale del Consorzio per la registrazione.
Per quanto riguarda la gestione della posta elettronica vedi quanto previsto all’articolo 4.12.

3.3. Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo può essere costituita dalla fotocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell'atto. Nel caso di ricezione dei documenti informatici la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico.

3.4. Apertura della corrispondenza
Il responsabile del Protocollo apre tutta la corrispondenza pervenuta al Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna salvo i casi particolari specificati all’articolo 4.11.

3.5. Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione
Le buste dei documenti pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e si conservano per 24 ore, le buste delle assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti.

3.6. Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea
L’Ufficio Protocollo è aperto con il seguente orario 8.00 -13.00, per la corrispondenza in partenza consegnata oltre le ore 12.00, la spedizione verrà effettuata il giorno lavorativo seguente. Si invitano i Settori e servizi ad uniformarsi a tali orari, sia per le richieste di registrazione di documenti, sia per la comunicazione dell’orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra documentazione. Per consentire all’ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione relativa a gare o concorsi la scadenza degli stessi si fissa entro le ore 12.00, con l'avvertenza di non includere il venerdì come giorno di scadenza. Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti dovrà esserne data comunicazione all’Ufficio Protocollo con alcuni giorni di anticipo onde concordare tempi e modi di protocollazione e spedizione.

Sezione 4
Registrazione dei documenti

4.1. Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dal Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati successivamente all’articolo 4.2, sono registrati al protocollo.

4.2. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte del Consorzio.

4.3. Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
a) numero di protocollo, generato manualmente o automaticamente dall’eventuale sistema informatico e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata manualmente o automaticamente dall’eventuale sistema informatico e registrata in forma non modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile;
g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato);
h) assegnazione;
Inoltre possono essere aggiunti:
i) data di arrivo;
j) allegati (numero e descrizione);
k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere,fax ecc.);
m) ufficio di competenza;
n) tipo documento;
o) livello di riservatezza;
p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.

4.4 Registrazione dei documenti interni
I documenti prodotti dal Consorzio a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono protocollati in arrivo a meno che l’eventuale software non preveda il trattamento specifico per la corrispondenza interna.

4.5 Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
a) codice identificativo del Consorzio, per i protocolli informatici;
b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici;
c) data di protocollo;
d) numero di protocollo;
e) indice di classificazione;
Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell’Extensible markup Language (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche:
f) oggetto del documento;
g) mittente/destinatario;
Inoltre possono essere aggiunti:
h) persona o ufficio destinatari;
i) identificazione degli allegati;
j) informazioni sul procedimento e sul trattamento.

4.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate manualmente o tramite una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del responsabile del settore di segreteria a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso responsabile. Le registrazioni annullate rimangono leggibili e/o memorizzate nella base di dati e sono evidenziate nel registro o dal sistema informatico. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento autorizzativo redatto dal responsabile del servizio. Le richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire in forma scritta al responsabile del settore. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del responsabile del settore.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione.

4.7 Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 24/48 ore. Il responsabile del settore può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e in caso di scadenze predeterminate conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo.

4.8 Registro giornaliero di protocollo
Il contenuto del registro di protocollo manuale resta integro garantendo l’ufficialità dello stesso archivio.
Il contenuto dell’eventuale registro informatico è riversato alla fine di ogni giorno su supporti di memorizzazione che si conservano fino al riversamento dei dati delle registrazioni di protocollo su un supporto non riscrivibile.

4.9 Registro annuale di protocollo
Nel mese di febbraio di ogni anno si provvederà a riversare le registrazione del protocollo informatico dell’anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili. Le registrazioni prodotte in due copie sono conservate una a cura del responsabile del settore di segreteria, una a cura del responsabile dei sistemi informatici. Assieme alle registrazioni annuali sono conservati anche i file di log del sistema di protocollo.

4.10 Registro di emergenza
Il responsabile del settore di segreteria autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure previste dal manuale operativo del sistema informatico e dalla guida all’attivazione del registro. All’inizio di ogni anno il responsabile del settore di segreteria provvede a istituire il registro di emergenza sia su supporto cartaceo, sia su supporto informatico. La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l’anno solare e inizia da 1 (uno).

4.11 Documentazione particolare:

4.11.1 Deliberazioni del Consiglio dei Delegati e del Consiglio di Amministrazione, determinazioni dirigenziali, decreti, ordinanze, contratti, verbali sanzioni amministrative polizia locale, pubblicazioni all’albo pretorio e notifiche.
Le Deliberazioni del Consiglio dei Delegati e del Consiglio di Amministrazione, le Determinazioni Dirigenziali, i Decreti, le Ordinanze, i contratti, sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte del Consorzio e possono non essere registrati al protocollo. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile);
b) dati di classificazione e fascicolazione;
c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile).
Per quanto riguarda le pubblicazioni all’albo pretorio e le notifiche si rimanda a quanto previsto dallo Statuto Consortile e dalla Legge di riferimento.

4.11.2 Documentazione di gare d'appalto
Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi al Consorzio in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa. Dopo l'apertura a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento il numero di protocollo assegnato alla busta. A tale scopo sono predisposti appositi timbri che riportano le seguenti informazioni:
1) settore, servizio, ufficio che effettua la gara;
2) tipo di gara;
3) data apertura busta;
4) data e numero di protocollo della busta.
Per quanto riguarda la documentazione delle gare telematiche di norma, per ragioni di sicurezza, si riceve per via telematica solo la registrazione del partecipante alla gara e la documentazione che non faccia esplicito riferimento all’offerta economica, che invece dovrà essere inviata in cartaceo.
4.11.3 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale del Consorzio,lettere anonime e documenti non firmati.
La posta indirizzata nominalmente al personale del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna è regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “personale” o “riservata personale”. In questo caso la busta sarà trasmessa chiusa al destinatario.
Le lettere anonime si registrano al protocollo con dicitura “ lettera anonima” e sono consegnate al Presidente.
Le lettere a firma illeggibile delle quali non è identificabile il mittente si registrano al protocollo con dicitura “firma illeggibile”, ma si inviano al destinatario che provvederà a eventuali accertamenti.

4.11.4 Documenti inviati via fax
Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono registrati al protocollo. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. Il modello di trasmissione e l'originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. L'individuazione dei fax ricevuti e registrati al protocollo informatico è immediata da parte del sistema di gestione informatica dei documenti qualora il sistema informatico del protocollo sia predisposto a tale funzione. Di norma al fax non segue mai l'originale; qualora l'originale sia spedito a seguito del fax deve essere apposta sul documento la dicitura “già inviato via fax”. Al documento inviato successivamente al fax deve essere apposto lo stesso numero di protocollo attraverso un timbro di segnatura che riporta le seguenti informazioni: Già pervenuto via fax, numero di protocollo, data e classificazione. I fax pervenuti oltre l’orario di ufficio, vengono protocollati il primo giorno utile successivo, con annotazione della data di ricevimento, che fa salvo il rispetto di eventuali scadenze collegate alla data stessa.
I fax ricevuti illeggibili o a contenuto non determinato, per quanto riguarda il mittente e l’oggetto, vengono protocollati con mittente “sconosciuto” e o oggetto “ indecifrabile”, tali documenti non attivano nessun procedimento normativo.
Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.

4.11.5 Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento
I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono trasmessi al settore competente con nota di accompagnamento a firma del responsabile del Settore di Segreteria, protocollata in arrivo a meno che l’eventuale software del protocollo informatico non preveda il trattamento specifico per la corrispondenza interna.

4.11.6 Corrispondenza con più destinatari
Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. I destinatari sono descritti in elenchi associati alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dal manuale operativo del software.

4.11.7 Allegati
Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti all’ufficio protocollo per la registrazione. Su ogni allegato è riportato il timbro della segnatura di protocollo. Il settore di segreteria provvede automaticamente a registrare gli allegati di un documento elettronico.
Si annota sia sulla lettera, sia nella registrazione di protocollo, la mancanza degli allegati.

4.11.8 Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervengano all'Ente documenti di competenza di altre amministrazioni, questi vanno restituiti con lettera protocollata di accompagnamento. Se il documento viene erroneamente protocollato il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente.

4.11.9 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza
Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si darà un unico numero di protocollo e successivamente, assegnati ai singoli destinatari.

4.11.10 Oggetti plurimi
Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente l’una dall’altra. L’originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. Si rimanderanno al responsabile del procedimento eventuali documenti in uscita con più oggetti.

4.11.11 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili del documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono essere conservati insieme documento base nel fascicolo. Il documento base, ossia Minuta/Copia per atti, deve essere firmato in autografo o con firma elettronico/digitale; sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata l’indicazione del Responsabile del procedimento o del Sottoscrittore, preceduto dall’acronimo F.to, e dalla seguente dicitura: “L’originale del documento è conservato presso /indicare ente. La firma è sostituita dall’indicazione del nome a norma del D. Lgs 39/93”.
Per quanto riguarda la produzione dei documenti in serie si vedano anche gli articoli 4.11.9 e 4.11.10.

4.11.12 Trasmissioni telematiche
I documenti telematici individuati di volta in volta dall’Ente saranno trasmessi/ricevuti dal Consorzio con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente destinatario, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo. I documenti sono trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate ed ad identificazione univoca attivati con i singoli enti destinatari.
Gli invii telematici sostituiscono integralmente gli invii cartacei della medesima documentazione.

4.12 Gestione della posta elettronica
La posta elettronica può essere utilizzata per l’invio di comunicazioni, informazioni e documenti. In particolare è sufficiente ricorrere ad un semplice messaggio di posta elettronica per convocare riunioni (interne al Consorzio), inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione, diffondere circolari e ordini di servizio (gli originali si conservano nel fascicolo specifico), copie di documenti cartacei (copia immagine, l’originale debitamente sottoscritto si conserva nel fascicolo specifico); i documenti spediti in copia immagine devono essere classificati e protocollati. La posta elettronica è utilizzata per spedire copie dello stesso documento a più destinatari. A chi ne fa richiesta deve sempre essere data la risposta dell’avvenuto ricevimento. La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di documenti a firma digitale per i quali è prevista un’ apposita casella ufficiale.
Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta elettronica personale quando il contenuto di questi impegni l’amministrazione verso terzi. Nel formato del messaggio è inserito automaticamente il seguente testo: “Questo messaggio non impegna in alcun caso Il Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell’articolo 616 Codice penale e del Dlgs 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.

Sezione 5

Piano di conservazione e classificazione dei documenti

5.1 Piano di conservazione dell’ Archivio
Il piano di conservazione dell'archivio del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna comprende il titolario di classificazione e il massimario di selezione per la conservazione e lo scarto dei documenti (allegati nn. 1 e 2). Il suo aggiornamento compete al Responsabile del settore di segreteria. Le modalità di aggiornamento del quadro di classificazione e del massimario di selezione sono allegate agli stessi.

5.2 Titolario di Classificazione dei documenti
Con il protocollo unico il Consorzio ha adottato un unico titolario di classificazione (allegato n. 1). Si tratta di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi.
Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, le minute o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. I documenti prodotti dal Consorzio sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già classificati. Il programma di protocollo informatico non permette la registrazione in uscita di documenti non classificati.

5.3 Massimario di selezione per la conservazione e lo scarto dei documenti.
Il massimario è contenuto nell’allegato n. 2.

Sezione 6

Assegnazione dei documenti

6.1 Assegnazione
L’assegnazione dei documenti agli uffici utenti o ai responsabili di procedimento è effettuata dal Direttore Generale. Le abilitazioni all’assegnazione dei documenti, effettuate da altri uffici utente, sono rilasciate dal Direttore Generale.

6.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti l'ufficio che ha ricevuto il documento è tenuto a trasmetterlo al Direttore Generale che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle riassegnazioni.

6.3 Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari principalmente per mezzo di commesso/i;
Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente attraverso la rete interna dell’amministrazione, dopo l’operazione di scansione.

Sezione 7

Fascicolazione dei documenti in sistema di protocollo

7.1 Tipologie del Fascicolo
I fascicoli del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna si dividono in due tipologie:
a) fascicoli relativi a pratiche varie inerenti le attività istituzionali dell’Ente;
b) fascicoli del personale. Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo. Il fascicolo viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro. Il fascicolo viene archiviato e può essere trasmesso all’archivio di deposito, un anno dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

7.2 Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti1, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in fascicoli o serie documentarie2 o sottofascicoli, se previsto dal sistema informatico di protocollo. L'apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dal servizio archivistico, su richiesta dei vari responsabili di servizio/procedimento, o dagli stessi abilitati a questa funzione. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni:
a) categoria e classe del titolario di classificazione;
b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale indipendente per ogni classe);
c) oggetto del fascicolo;
d) data di apertura;
e) ufficio a cui è assegnato;
f) responsabile del procedimento;
g) livello di riservatezza;
h) tempo di conservazione.
Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli.
Entro il mese di novembre il responsabile del settore di segreteria provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con i Servizi del Consorzio di Bonifica del Nord Sardegna, il piano della fascicolazione per l’anno successivo.

7.3 Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, il responsabile del settore di segreteria previa consultazione con i responsabili del procedimento, stabilisce, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, se esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento; se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, nel caso di documenti informatici il sistema provvede automaticamente, dopo l’assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. Se invece dà avvio a un nuovo affare, apre un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). I documenti prodotti dal Consorzio sono fascicolati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già con l’indicazione del numero/identificativo di fascicolo.

7.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata dal settore di segreteria su istanza scritta dell’ufficio o dei Servizi che ha in carico il fascicolo provvedendo a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli, inoltrando successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.

Sezione 8

Spedizione dei documenti destinati all’esterno

8.1 Spedizione dei documenti cartacei
I documenti da spedire sono trasmessi all’ufficio protocollo/spedizione completi della firma autografa del responsabile del procedimento, della classificazione e del numero di fascicolo nonché delle eventuali indicazione necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell’ufficio produttore.
Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del settore di segreteria. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate con il servizio spedizioni.
I corrispondenti destinatari dell’Ente Consortile sono descritti in appositi elenchi costituenti l’anagrafica unica dell’ente, le modalità di registrazione e modifica degli indirizzi già registrati sono descritte nelle apposite norme di scrittura per la gestione delle anagrafiche del sistema.

8.2 Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti informatici avviene all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo essere stati classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1 i documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari abilitato alla ricezione della posta per via telematica;
2 per la spedizione l’Ente Consortile si avvale di una casella di posta elettronica certificata/istituzionale, dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore
abilitato (art. 27, comma 3, DPR 445/00).
Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici gli addetti alla spedizione si attengono a quanto prescritto dall’articolo 17, comma 1 DPR 445/00.
Per quanto riguarda l’uso della posta elettronica si rimanda all’articolo 4.12.
La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l’amministrazione riconosca un carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.

8.3 Spedizioni con destinatari multipli
Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a 10 si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura “Destinatari diversi elenco nel fascicolo”. L’elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema di protocollo. Sull’elenco si riporta la segnatura di protocollo.

Sezione 9

Gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni

9.1 Comunicazioni informali
Questo genere di informazioni possono essere trasmesse/ricevute per posta elettronica purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino l’Ente Consortile verso terzi.

9.2 Scambio di documenti o di fascicoli tra gli uffici
Della comunicazione/scambio di informazioni, di documenti giuridicamente rilevanti all’interno dell’Ente deve essere tenuta traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti e degli archivi e registrata all’interno dell’unità archivistica specifica. L’affidamento temporaneo di un fascicolo da parte del settore di segreteria ad un responsabile di servizio o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario per la conclusione di un procedimento amministrativo. L’affidamento temporaneo dovrebbe avvenire con apposita scheda di prelievo vistata dal responsabile del servizio di segreteria, contenenti i motivi e la firma del richiedente. E’ comunque necessario lasciare traccia della movimentazione di qualsiasi fascicolo. Non è consentito estrarre documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine rispettando il vincolo archivistico che si è venuto formare nel tempo.

Sezione 10

Scansione dei documenti su supporto cartaceo

10.1 Documenti soggetti a scansione
I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all’A4, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, che prevedono l’apposizione delle informazioni di classificazione sul documento stesso assieme anche ad un codice a barre, possono essere acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner. Il responsabile del settore di segreteria individua con i responsabili dei servizi l’elenco dei documenti che obbligatoriamente dovranno essere trasformati in formato immagine al momento del loro ricevimento.

10.2 Processo di scansione
Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi:
- acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione;
- verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei;
- collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile;
- memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile;
- autenticazione, attraverso sottoscrizione digitale, di ogni singolo file;
- il processo di scansione dei documenti cartacei al fine di trasformarli in formato immagine avviene alla chiusura del procedimento amministrativo a cui afferiscono, fino a quel momento il fascicolo è composto da due supporti quello cartaceo e quello informatico;
- l’unitarietà è garantita dal sistema mediante l’indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo.

Sezione 11

Conservazione e tenuta dei documenti

11.1 Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei
documenti cartacei

I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.
Le rappresentazioni digitali dei documenti su supporto cartaceo, acquisite con l’ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione.

11.2 Trasferimento dei fascicoli nell’archivio di deposito
All’inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all’archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del settore di segreteria, il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l’apposita funzione all’interno del sistema informatico di gestione dei documenti. Il responsabile del settore di segreteria provvede, sentiti i responsabili dei servizi, a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione come previsto dal piano di conservazione.

11.3 Selezione e conservazione dei documenti cartacei
All’inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell’archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione.

11.4 Selezione e conservazione dei documenti informatici
Il Responsabile del settore di segreteria provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a mantenere i documenti informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione con l’avvertenza di controllare ogni sei mesi la leggibilità dei documenti stessi.

11.5 Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico)
Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica dell’ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati secondo quanto previsto dal Piano di conservazione.

Sezione 12

Accesso

12.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all’Ente Consortile
La riservatezza delle registrazioni di protocollo sia cartaceo che informatico è garantita sia dal deposito in luogo sicuro e non accessibile dall’esterno e dal sistema informatico attraverso l’uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura. L’operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l’inserimento di un livello standard predeterminato. In modo analogo al momento dell’apertura di un nuovo fascicolo deve esserne determinato il livello di riservatezza. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. In particolare un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l’eventuale livello maggiore. Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell’accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti.

12.2 Accesso esterno
Per l’accesso al sistema cartaceo e informatico documentale da parte di utenti esterni si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e di accesso.

Sezione 13

Approvazione e Revisione
13.1 Approvazione
Il presente manuale è adottato dal con suo provvedimento proprio, su proposta del responsabile del settore di segreteria, dopo avere ricevuto il nulla osta della competente Soprintendenza archivistica.

13.2 Revisione
Il presente manuale è rivisto, ordinariamente e se necessario, ogni due anni su iniziativa del Responsabile del settore di segreteria. La modifica o l’aggiornamento di uno o tutti i documenti allegati al presente manuale non comporta la revisione del manuale stesso. Qualora se ne presenti la necessità si potrà procedere a revisione del manuale anche prima della scadenza prevista.

Sezione 14

Pubblicazione

14.1 Pubblicazione e divulgazione
Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito internet dell’Ente, la pubblicazione all’albo pretorio degli atti di adozione e revisione e l’invio di copia alla Soprintendenza archivistica della Regione Sardegna.